(Fr) Faut-il remplacer l’Email?

Posted on March 4, 2011

FinEmailJ’écris cet article à la suite de nombreuses discussions sur le sujet et aussi suite à la campagne de communication lancée récemment par la société de services informatiques Atos Origin avec notamment les annonces de son PDG Thierry Breton. Il annonçait récemment sur les ondes de BFMBusiness, la fin programmée de l’email en appuyant sur la perte d’efficacité que ce moyen de communication tend à causer compte tenu de la quantité que nous sommes amenés à traiter de nos jours. Les réseaux sociaux et divers nouveaux outils de travail collaboratif servent ces discours en tentant de proposer une alternative durable aux emails.

Des alternatives

Aujourd’hui nombreux sont les outils de travail collaboratif qui proposent de remplacer l’email. Rappelons cependant qu’un des récents échec de Google avait justement pour but de remplacer l’email, je parle bien sûr de Google Wave (revoir la présentation de Google Wave). Pour présenter quelques alternatives, je vous propose deux outils collaboratifs que nous utilisons chez Prodeos:

Cet outil ressemble à la majorité des réseaux sociaux que l’on utilise en dehors du travail. Il nous permet d’échanger et de capitaliser toutes les informations qui peuvent avoir une utilisation à moyen et long terme et que l’on désire pouvoir retrouver rapidement.

Cet outil nous sert pour la collaboration autour de nos développements logiciels. Intégré avec un serveur de gestion de source (SVN). Contenant un wiki, une gestion des anomalies, blog et forum, cet outil est parfait pour développer nos logiciels de manière collaborative sans avoir à utiliser les emails.

Enfin pour accepter le fait qu’il y a une alternative, à travers des discussions le constat a l’air homogène sur le fait que les jeunes utilisent de moins en moins l’email au profit de communication à travers les réseaux sociaux. Est-ce que cela rendra plus facile l’adoption de ces outils dans leur vie professionnelle? L’abandon de l’email?

Divers types d’email

Ce qui me choc lorsque j’écoute le discours de Mr Breton, c’est l’idée de supprimer entièrement l’email. La critique que l’on fait de l’email est sa surexploitation. Est-ce que la critique serait toujours valable si son usage se faisait plus limité. Il est important de différencier les différents types d’emails:
– l’email qui remplace un coup de téléphone de 5 min
– l’email qui fixe un rdv
– l’email qui annonce des résultats ou comporte un contenu à valeur ajoutée à moyen et long-terme.

L’email, un outil quotidien central

Comme présenté dans les paragraphes précédents, dans le cadre des activités de Prodeos, nous utilisons divers outils que l’on a dédié aux différents types d’informations que nous manipulons et ce, selon leurs types et leur pérennité attendue. Cependant, nous reconnaissons souvent nous détacher d’un fonctionnement normal et on avoue encore envoyer des éléments par email qui devrait se retrouver sur les outils alternatifs mis en place. La raison principale est que malgré les raccourcis que l’on peut avoir vers ses outils, ils ne représentent pas des passages obligés tel que peut l’être notre client mail (Ms Outlook). L’email a donc encore un atout qui peut-être intéressant d’exploiter, c’est le fait que l’on commence la plupart de nos journées par ce biais. Alors êtes-vous prêts à arrêter l’usage de l’email? en améliorer sa gestion? ne rien changer?

Yoann Maingon

Yoann Maingon

Yoann Maingon is an Entrepreneur and a PLM enthousiast. He is our main blogger at Minerva as he has been publishing articles about General PLM concepts and Aras Innovator for more than three years.

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(Fr) Les améliorations de Google Docs

Posted on January 27, 2011

Google DocsMême si l’on a encore peu de retours d’expérience de l’utilisation de Google Docs en entreprise (j’avais beaucoup entendu parler de Valeo à ce sujet, je sais que l’outil de recherche de documents fonctionne, mais qu’en est-il de Google doc?), l’outil reste un des acteurs majeurs de la gestion documentaire collaborative si l’on mélange entreprise, académiques et particuliers. Intégré à Gmail, Google Agenda, Google Groupes, Google Sites et Google Videos au sein de Google Apps, Google Document est donc une Gestion documentaire intégrée permettant une gestion collaborative efficace. N’ayant jamais complètement accroché au niveau professionnel à l’utilisation de Google Docs, en refaisant un tour sur le site aujourd’hui, j’ai vu qu’ils listaient les récentes évolutions. On notera au passage que ces évolutions se font sans investissement de notre part ni besoin d’installer de documents, la force de l’On-Demand… Je reprends donc dans cet article différentes évolutions qui à mes yeux paraissent importantes.

  • Drag & Drop files to Upload

Ce point est intéressant car dans l’expérience que je peux avoir avec Aras Innovator, la possibilité de glisser des fichiers dans Innovator existe depuis le service pack 2 de la version 9.1 et ne me paraissait pas être une évolution exceptionnelle. Et pourtant c’est vraiment un point qui facilite l’approche ergonomique de l’outil et qu’apprécient particulièrement les personnes à qui je présente la solution. C’est donc une très bonne chose que Google Doc permette cette fonctionnalité.

  • Image Drag & Drop in Documents

Cette évolution ressemble quelque peu à la précédente avec un niveau d’intégration plus poussé car non seulement le fichier va être uploadé mais Google Doc va aussi intégrer l’image directement dans le document en cours d’édition.

  • Improved Revision in documents

C’est aujourd’hui un des éléments primordiaux du travail collaboratif sur lequel encore trop d’outils ne sont pas assez clairs et ne rassurent pas les utilisateurs à travers leur gestion de versions. En termes de collaboratif en direct, google avait déjà été impressionnant sur le fait que l’on peut travailler à plusieurs sur une même feuille excel en voyant le curseur de l’autre utilisateur. L’évolution de la gestion des révisions permet un meilleur suivi de l’impact de chaque utilisateur sur un document.

  • Search Improvement

La recherche de document a été le grand sujet de 2010 et reste il est vrai un domaine d’investissement important compte tenu du besoin toujours accru d’accéder à une information existante en un minimum de temps.

Google Doc n’a donc toujours pas sa place dans l’environnement de travail de Prodeos et nous allons étudier les possibilités de collaboratif d’Office 2010 pour voir si les même fonctions peuvent être retrouvées. Cependant je suis convaincu que pour des groupes projets dans des environnements de petites PME et TPE, l’utilisation de Google Apps peut être un outil peu honéreux pour une collaboration efficace. C’est un outil de productivité de plus qui peut-être vu comme une solution PLM.

Retrouvez la liste des amélioration réalisées et des travaux en cours

Yoann Maingon

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Google Wave est “enfin” abandonné

Posted on August 9, 2010

GoogleWaveOverOn me connait pour être un grand amateur de toutes les technologies et les différents “labs” mis en ligne par google. Les développements techniques qu’ils réalisent, et l’ouverture de leurs solutions permettent à de nombreux développeurs de créer des applications riches, déployables facilement sur le cloud google et intégré à google apps (Gmail, Calendar, Google site, google Doc). Cependant, je n’ai jamais été fan du projet Google Wave. Ci-dessous vous pouvez voir les deux premières vidéos que j’avais pu regarder avant de recevoir quelques temps après une invitation pour utiliser google wave. Google après avoir annoncé la fin de la période béta et l’ouverture de google wave sans invitation et sans coût supplémentaire sur Google Apps, Google a récemment annoncé la fin de Google Wave, qui sera donc arreté définitivement à la fin de l’année.

Au début les deux principaux arguments que je comprenais de leur vidéo étaient:

  • le remplacement de l’email
  • La capacité de communiquer en temps réel

J’étais particulièrement étonné de voir à quel point ils appuyaient sur le fait qu’il était possible de voir en temps réel ce que tapait la personne avec laquelle vous discutiez. Je n’y voyais pas un grand intérêt autre qu’une simple satisfaction technologique de la part de google.

Ensuite, espérer remplacer l’email est une chose importante, c’est même remplacer un des quelques moyens de communication les plus actifs aujourd’hui = mission impossible. Surtout si pour une telle mission, vous ne montrez pas un réel engagement de google (le coucou des deux représentants de la Google Wave team ne m’ont pas convaincu). Au début il fallait faire des demandes d’invitation pour avoir accès au système. Ensuite une fois votre invitation reçue, vous pouviez inviter 10 autres personnes. Pas simple de remplacer ses emails si vous ne pouvez le faire qu’avec 10 personnes.

Le problème de leur observation initiale est qu’ils prennent l’exemple d’un email qui fait des allers retours entre deux personnes et qui ensuite est envoyé à une troisième personne et qui finit par évoluer en ayant 4 ou 5 personnes dans la discussion. Quel est le pourcentage de nos emails qui suivent ce chemin? Et dans l’autre sens maintenant, ai-je vraiment envie de lancer une “wave” pour juste envoyer un email de confirmation qui va me prendre une ligne?

Commencer la vidéo en annonçant vouloir remplacer l’email était risqué, le reste de la présentation n’annonçait rien de convaincant et mes tests ne m’ont pas fait changer d’idée sur la solution.

Le rapport avec le PLM? En fait google wave avec son aspect collaboratif avait lancé quelques bloggeurs dans l’analyse de cet outil dans un environnement PLM.

(http://plmtwine.com/2010/01/11/collaboration-trends-or-why-i-stopped-using-google-wave/)

Et j’avais même à l’époque été remonté contre ces articles qui parlaient de choses bien loin des concepts de base du PLM qu’on a besoin de résoudre.

Ma vision est que google wave n’est rien de plus qu’un outil de réunion sans visio conférence, un parmis d’autres. Tout dépend de votre besoin de voir votre interlocuteur taper son texte en temps réel, lettre après lettre…

L’icone de google wave va donc bientôt disparaître de mon bureau, sauf si certains veulent partager quelques parties d’échec…

Intégration d'un jeu d'échec dans une Wave

Intégration d'un jeu d'échec dans une Wave

Yoann Maingon

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Mise en place d’un forum sur Prodeos.com

Posted on April 6, 2010

Nous avons remarqué récemment une hausse des téléchargements d’Aras Innovator et une augmentation des questions liées à l’installation de la solution. La meilleur méthode pour capitaliser les questions et réponses au sujet d’Aras Innovator, de son installation et de son utilisation, est, à notre avis, de rassembler ces questions dans un forum. Il existe déjà un forum sur le site d’Aras (http://www.aras.com/community/forums/), mais il est vrai que ce forum exclusivement en anglais, n’est pas toujours simple à comprendre pour les non “fluent” dans la langue de Shakespeare. Ainsi pour compléter cette offre de plateforme de support collaboratif, nous mettons aujourd’hui en place un nouveau Forum sur le site internet de Prodeos.com sur lequel, nous apporterons notre support et nous encourageons les personnes ayant trouvé des solutions à leur problème, à répondre aux questions auxquelles elles aurait trouvé des solutions. Nous nous efforcerons un maximum de confirmer les éléments postés.

http://www.prodeos.com/Forum/

Ce forum est basé sur l’outil de forum Open Source, phpBB.

06-04-2010 14-34-11

Nous avons pour l’instant créé les forums qui correspondent au mieux aux questions que l’on reçoit actuellement:

  • un forum sur l’installation d’Aras Innovator
  • un forum sur l’utilisation d’Aras Innovator

Pour l’instant nous ne désirons pas forcément trop élargir la portée de ce forum. Pour rappel, pour des questions de développements autour d’Aras Innovator, le premier point de contact doit se faire soit par notre portail de développement collaboratif CodePlex (langue anglaise), soit en nous contactant directement si ce portail vous confronte à des problèmes de langue ou de confidentialité.

Yoann Maingon

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